工程监理人员对于数据和信息的加工要从鉴别开始。加工整理后的信息要及时提供给需要使用信息的部门和人员，信息的分发要根据需要来进行，信息的检索需要建立在一定的分级管理制度上。信息分发和检索的基本原则是：需要信息的部门和人员，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的信息。工程参建各方要协调统一数据存储方式，数据文件名要规范化，要建立统一的编码体系；尽可能以网络数据库形式存储数据，减少数据冗余，保证数据的唯一性，并实现数据共享。